Все процессы с выставлением счетов происходят в личном кабинете «Экспресс Платежи». Личный кабинет - это ваше персональное пространство в сервисе, где вы составляете список плательщиков, выставляете счета, отправляете их плательщикам, контролируете поступление платежей, отслеживаете должников.
Чтобы работать в кабинете, его нужно один раз активировать. Вы получите письмо на электронную почту с сообщением об успешном подключении и приглашением в личный кабинет. Пройдите по ссылке в письме (см. рисунок 1).
Рисунок 1. Ссылка для активации личного кабинета
Придумайте свой логин и надежный пароль. Сложность пароля должна быть не ниже «среднего» уровня, т.е. сочетать в себе и буквы и цифры. Желательно, чтобы в пароле использовались также и заглавные буквы. Логин и пароль запомните или сохраните в надежном месте и никому не передавайте. Нажмите «Подтвердить» (см. рисунок 2).
Рисунок 2. Окно активации с созданием логина и пароля
Теперь нужно сделать первый вход в кабинет под своим логином и паролем (см. рисунок 3).
Рисунок 3. Вход в личный кабинет
Ознакомьтесь с политикой конфиденциальности и лицензионным договором. Примите эти соглашения (поставьте галочки) и нажмите «Продолжить» (см. рисунок 4).
Рисунок 4. Принятие пользовательских соглашений
Теперь вы на главной странице своего личного кабинета сервиса «Экспресс Платежи». Процесс активации завершен (см. рисунок 5).
Рисунок 5. Главная страница личного кабинета
После этого страницу личного кабинета можно добавить в закладки вашего браузера, чтобы быстро обращаться к нему. Если вы работаете в браузере Chrome, нажмите звездочку в правой верхней части окна (см. рисунок 6).
Рисунок 6. Опция добавления страницы в закладки
Можно создать папку или добавить личный кабинет в уже существующую папку, или просто разместить его на панели закладок (см. рисунок 7).
Рисунок 7. Добавление страницы в панель закладок
Теперь открывая браузер Chrome, вы можете быстро заходить в личный кабинет с панели закладок (см. рисунок 8).
Рисунок 8. Личный кабинет на панели закладок
Теперь нужно создать базу плательщиков, чтобы впоследствии выставлять им счета и работать с ними. Зайдите в раздел «Плательщики» (см. рисунок 9).
Рисунок 9. Вход в раздел «Плательщики»
Обратите внимание, что в верхней части страницы с плательщиками находится фильтр по поиску нужных клиентов. На данном этапе мы его не используем и его можно свернуть (см. рисунок 10).
Рисунок 10. Сворачивание фильтра по поиску плательщиков
Рассмотрим процесс добавления новых плательщиков. Нажмите «Добавить плательщика» (см. рисунок 11).
Рисунок 11. Добавление плательщика
В обязательном поле «Наименование» пропишите имя/фамилию плательщика.
Следующее поле также обязательное - внесите туда лицевой счет плательщика. Например, номер участка, квартиры, гаража, бокса и т.д. Это уникальное поле, в последствии оно неизменяемо. Если позже вы захотите изменить лицевой счет этого клиента, то нужно будет создать нового плательщика. А старого есть возможность заблокировать.
Заполните поля «ФИО, Адрес, Контакты», если в этом есть необходимость. Данные «ФИО и адреса» отображаются при оплате в системе ЕРИП, а «Контакты» служат для отправки уведомлений о выставленных счетах.
Нажмите «Сохранить» (см. рисунок 12).
Рисунок 12. Данные нового плательщика и их сохранение
Повторите эти действия с каждым из ваших плательщиков.
Теперь можно переходить к групповому выставлению счета. Сделать это можно из раздела «Счета», далее «Групповое выставление счетов» (см. рисунок 13).
Рисунок 13. Вход в раздел группового выставления счета
Рассмотрим все поля для заполнения.
В обязательном поле «Услугам выберите услугу в рамках, которой будет выставляться счет, например «Членские взносы».
Далее рекомендуем не указывать срок действия счета в работе товариществ собственников и потребительских кооперативов, если вы хотите, чтобы задолженность по неоплаченному счету автоматически суммировалась в следующем месяце. Если вы хотите, чтобы неоплаченный счет автоматически закрылся по истечении срока действия, тогда заполните это поле: укажите дату, после которой счет закроется и не будет доступен к оплате.
Укажите назначение платежа. Это информация для пояснения плательщику, что конкретно он оплачивает. Например, «Членские взносы за май 2022 года».
Поле «Тип счета» - рекомендуем устанавливать разовый тип счета.
Ставим галочку «Выбрать плательщиков на следующем шаге».
Поле «Сумма». Это поле заполняется, если вы вносите одинаковую сумму для всего списка плательщиков. Если сумма будет индивидуальной для каждого плательщика, то поле для ввода суммы откроется на заключительном этапе выставления счета. Здесь же можно активировать возможность для плательщика изменять сумму, но для более удобного учета рекомендуем ее не активировать (см. рисунок 14).
Рисунок 14. Заполнение полей группового счета 1
Если вы хотите чтобы ваши плательщики видели ФИО при оплате счета, то рекомендуем поставить галочку «Показывать ФИО».
Если вы хотите чтобы ваши плательщики увидели адрес при оплате счета рекомендуем поставить галочку «Показывать адрес».
Также здесь вы можете включить отправку уведомлений о выставлении счета на электронную почту. Адрес электронной почты берется из настроенных данных плательщика. В случае отсутствия электронного адреса у плательщика электронное письмо доставляться не будет. Рядом можно ознакомиться с шаблоном письма (см. рисунок 15).
Рисунок 15. Заполнение полей группового счета 2
SMS-информирование. Обратите внимание, рассылка SMS-сообщений не включается в тарифный план и оплачивается отдельно. Если у вас есть необходимость в ее использовании, то ее можно активировать. Для этого нужно зайти в личном кабинете в меню «Настройки» => «Услуги» => “SMS-рассылкам выбранной услуги «Членские взносы» (см. рисунки 16, 17).
Рисунок 16. Вход в настройки услуги
Рисунок 17. Вход в настройку SMS-рассылки определённой услуги
Необходимо включить рассылку и выбрать шаблон SMS-сообщений, которые будут приходить вашим клиентам. Нажмите «Сохранить» (см. рисунок 18).
Рисунок 18. Включение SMS-рассылки и сохранение данных
Также как и с электронной почтой, в групповом режиме выставления счета, номер телефона для SMS автоматически будет браться из данных клиента. И также в случае отсутствия номера телефона у плательщика, SMS доставляться не будет.
Если необходимо заполнить поле пени, то вы можете ознакомиться с отдельной статьей обо всех нюансах выставления пени в сервисе “Экспресс Платежи”.
Заполнив все поля, нажмите «Далее» (см. рисунок 19).
Рисунок 19. Переход на следующий этап выставления счета
Теперь вы на странице выбора плательщиков. Нужно перенести нужных клиентов из списка доступных (слева)- в список выбранных (справа). Двойные стрелки перемещают весь список туда или обратно, одиночные стрелки перемещают отмеченных галочкой. Здесь также есть фильтр по поиску плательщиков.
Нажмите «Перейти к выставлению счетов» (см. рисунок 20).
Рисунок 20. Выбор нужных плательщиков
Если на предыдущем шаге Вы установили персональную сумму для каждого плательщика, то здесь вы эту сумму и прописываете. Но если вы выставили одинаковую сумму для всех, при необходимости изменить сумму для одного или нескольких плательщиков здесь также возможно.
Нажмите «Выставить счета» (см. рисунок 21).
Рисунок 21. Возможность изменения суммы и выставление счета
Теперь, если есть необходимость, вы можете распечатать квитанции к оплате. В основном меню личного кабинета зайдите в раздел «Плательщики», далее «Квитанции к оплате» (см. рисунок 22).
Рисунок 22. Вход в раздел квитанций
Можно воспользоваться фильтром по поиску нужных счетов: выбрать необходимый по одному из критериев поиска. В фильтре нажмите «Применить», и если это требуемый результат, нажмите «Печать квитанций» (см. рисунок 23).
Рисунок 23. Переход к печати квитанций
В появившемся окне можно написать информационное сообщение, например «Членские взносы за май 2022 года». Указать дату выставления квитанции к оплате, и выбрать тип квитанции: с отображением текущей задолженности или с детальной информацией о задолженности. Нажмите кнопку «Печать» (см. рисунок 24).
Рисунок 24. Кнопка скачивания квитанции
Отправляйте квитанции плательщикам и ожидайте поступления средств.
Вся информация о поступивших платежах находится в личном кабинете в разделе «Платежи». В верхней части страницы платежей находится фильтр для поиска нужного платежа по разным параметрам. Выставив необходимые параметры нажмите «Применить» (см. рисунок 25).
Рисунок 25. Раздел с поступившими платежами и фильтр
Отслеживать информацию по должникам вы можете в разделе «Плательщики». Здесь есть столбец «Баланс». Рядом с наименованием есть разворачивающееся поле с детализацией баланса (см. рисунок 26).
Рисунок 26. Раздел с плательщиками и детализацией баланса
И также здесь в верхней части страницы находится фильтр для быстрого поиска нужного плательщика.